Migrar o acervo ao trocar de sistema de imagem

Trocar o sistema que guarda o acervo de imagem é a operação de maior risco de um serviço de diagnóstico. O que está em jogo são anos de exames sob prazo de guarda em norma. O momento de tratar disso não é a troca: é a assinatura do contrato de entrada, quando ainda há o que negociar.

O prazo mínimo de guarda se estende por muitos anos; contrato de sistema costuma ter vigência de poucos. Essa assimetria significa que todo serviço vai migrar o acervo pelo menos uma vez dentro do período em que precisa manter os exames.

A migração é tratada como problema técnico e é, antes disso, um problema contratual. Quando ela começa, o serviço já perdeu a maior parte das opções.

O que sai de verdade

Quatro conjuntos, e a migração que trata apenas do primeiro entrega um acervo inutilizável.

As imagens em DICOM. É a parte padronizada e a mais previsível.

Os laudos. Com data de emissão, autor identificado e, quando houver, a assinatura preservada de forma verificável. Laudo migrado como PDF solto perde a prova de autoria.

O vínculo entre exame, laudo e paciente. É o que transforma arquivos em prontuário. Também é a parte mais dependente da estrutura interna do sistema de origem.

O histórico de acesso, quando o prazo de retenção desse registro ainda estiver correndo. É a informação que responde quem consultou o quê, e ela não se reconstrói.

O terceiro conjunto é onde as migrações falham. As imagens chegam, os laudos chegam, e ninguém consegue dizer de quem é o quê.

Por que o padrão não resolve sozinho

O formato DICOM padroniza a imagem e o cabeçalho, e é por isso que a parte visual da migração costuma correr bem.

Duas coisas ficam fora dessa garantia. Os campos privados que cada fabricante grava, cujo conteúdo varia e às vezes carrega informação usada pelo próprio sistema. E a camada de organização do fornecedor, que decide como o estudo se relaciona com o cadastro, com o laudo e com a agenda.

A pergunta a fazer não é se o sistema usa DICOM. É como o acervo é devolvido: em que formato, com qual índice ligando exame a paciente e a laudo, em quanto tempo e a que custo.

Comparativo das saídas possíveis

Critério	Recomeçar no novo e abandonar o antigo	Manter o antigo só para consulta	Migrar o acervo
Histórico no novo sistema	Não existe	Não existe	Completo
Comparação com exame anterior	Manual, em dois sistemas	Manual, em dois sistemas	No próprio prontuário
Custo contínuo	Nenhum	Contrato e infraestrutura do antigo	Concentrado na migração
Risco sobre o prazo de guarda	Alto	Depende do fornecedor antigo	Tratado
Acesso do paciente ao histórico	Parcial	Parcial	Completo
Esforço da equipe	Nenhum na troca, permanente depois	Permanente	Concentrado

A segunda coluna é a escolha mais frequente e a que parece prudente. Ela mantém o serviço pagando por um sistema que ninguém alimenta, com uma consulta que depende de alguém lembrar que existe, e transfere o problema para a próxima troca.

As etapas

Seis, e a ordem importa.

1. Inventário da origem. Quantos estudos, séries e instâncias, por modalidade e por período. Sem esse número, nenhuma verificação posterior significa alguma coisa.
2. Extração de amostra e teste do processo. Um conjunto pequeno, migrado inteiro, verificado inteiro, antes de qualquer coisa em volume.
3. Migração em lotes, do mais antigo para o mais recente ou o contrário, com a decisão registrada.
4. Verificação por lote, e não só ao fim.
5. Período de convivência, com os dois sistemas disponíveis e o novo em uso corrente.
6. Aceite formal e encerramento do antigo, nessa ordem.

O passo 2 é o que economiza semanas. Problemas de mapeamento de campo e de vínculo aparecem na primeira amostra e custam pouco para corrigir ali.

A verificação

Três checagens, e nenhuma delas substitui a outra.

Contagem. Estudos, séries e instâncias na origem e no destino. Divergência é sinal de estudo incompleto, e estudo incompleto é estudo perdido.

Amostragem estratificada. Exames abertos e conferidos, distribuídos por modalidade e por período, com peso maior nos mais antigos. É neles que a integridade da origem já pode estar comprometida, o que a migração revela e não causa.

Conferência de vínculo. Uma amostra de pacientes com histórico conhecido, verificando se todos os exames deles aparecem no prontuário novo.

A terceira é a que ninguém faz e a que pega o defeito mais caro. Contagem correta com vínculo errado produz um acervo completo e inconsultável.

O que escrever no contrato de entrada

Cinco cláusulas, negociadas quando o fornecedor ainda está vendendo.

O formato e a estrutura da devolução do acervo, incluindo o índice que liga exame, laudo e paciente. O prazo para a devolução depois do pedido. O custo, definido ou pela forma de cálculo. A obrigação de manter o acervo disponível durante o período de transição. E o que acontece em caso de encerramento das atividades do fornecedor.

A quinta é a que serviços consideram pessimismo e é a única que trata do cenário em que não há com quem negociar depois.

O paciente durante a migração

A operação acontece em serviço aberto, e o paciente não pode sentir.

Duas garantias precisam estar definidas antes do início. O acesso do paciente ao próprio histórico continua funcionando durante todo o período, ainda que apontando para o sistema antigo enquanto o lote dele não migrou. E o pedido de exame antigo tem um caminho de atendimento definido, com responsável, para o período em que o exame pode estar em um dos dois lugares.

Sem essas duas definições, a migração aparece na recepção como indisponibilidade, e a explicação de que o serviço está trocando de sistema não resolve nada para quem precisa do exame hoje.

Como tratamos isso

A Gestão de Exames de Imagem mantém um ou mais arquivos DICOM por exame preservados em arquivo de longo prazo pelo período exigido em norma, disponíveis para download pelo profissional, com o laudo em PDF vinculado ao exame e o prontuário por paciente reunindo o histórico cronológico. Fica registrado qual usuário acessou qual exame e quando, e os relatórios por período são exportáveis em CSV e PDF.

Para os requisitos legais que a guarda precisa atender, veja guarda de exames e prontuário. Para o desenho das cópias e a verificação de integridade, veja cópias e teste de restauração do acervo de imagem. Para o panorama do que a instituição costuma precisar, veja melhores sistemas de gestão para hospitais e clínicas. Para planejar a migração do acervo do seu serviço, entre em contato.