Cópias e teste de restauração do acervo de imagem

Cópia e arquivo resolvem problemas diferentes. O arquivo guarda o exame pelo prazo que a norma exige; a cópia existe para reconstruir o arquivo quando ele falha. Serviço que confunde os dois descobre a diferença no dia do incidente, que é o pior momento para descobrir.

O arquivo de longo prazo é de onde o exame é consultado durante todo o período de guarda. Ele responde à obrigação legal e à rotina clínica.

A cópia responde a outra pergunta: o que acontece se o arquivo deixar de existir. Incêndio, falha de equipamento, apagamento acidental, ação maliciosa, encerramento do fornecedor. São cenários diferentes, e o desenho das cópias sai deles.

As duas funções, separadas

O arquivo precisa de acesso rápido, vínculo com o prontuário, controle por perfil, registro de consulta e integridade verificada ao longo dos anos.

A cópia precisa de isolamento em relação ao arquivo, de periodicidade conhecida e de restauração comprovada.

O ponto de confusão é o isolamento. Uma cópia que está no mesmo local, no mesmo equipamento ou sob a mesma credencial do arquivo sobrevive à falha de disco e não sobrevive ao incêndio nem ao apagamento por credencial comprometida.

Como distribuir as cópias

A prática consolidada trabalha com três elementos, e cada um cobre um cenário.

1. Mais de uma cópia do dado. Cobre a falha da mídia.
2. Em mais de um tipo de mídia ou serviço. Cobre o defeito sistemático que atinge um tipo inteiro.
3. Pelo menos uma fora do local do arquivo principal. Cobre o sinistro físico.

A esse desenho, os incidentes recentes acrescentaram um quarto elemento: uma cópia que não pode ser apagada pela mesma credencial que administra o arquivo. É o que separa a perda por falha da perda por ação deliberada.

Comparativo dos desenhos de cópia

Critério	Cópia no mesmo local	Cópia externa sem teste	Cópias com teste registrado
Falha de disco	Coberta	Coberta	Coberta
Sinistro no local	Não coberta	Coberta	Coberta
Apagamento por credencial	Não coberta	Depende do desenho	Coberta quando prevista
Certeza de que a cópia serve	Nenhuma	Nenhuma	Comprovada por execução
Tempo de recuperação conhecido	Não	Não	Medido no teste
Evidência para auditoria	Nenhuma	A existência da cópia	Registro de cada teste

A coluna do meio é a mais comum e a mais enganosa. Ela tem tudo o que uma auditoria de papel pede e nenhuma prova de que funciona, porque ninguém nunca restaurou nada.

O teste de restauração

Cópia nunca testada é uma suposição. O teste é o que a transforma em evidência, e ele precisa de quatro definições escritas.

O que restaurar. Uma amostra do acervo, com exames de modalidades diferentes e de períodos diferentes, incluindo os mais antigos. Exame antigo é onde a falha de integridade aparece.

Para onde restaurar. Um ambiente separado, nunca sobre o arquivo em produção.

O que verificar. Não a existência dos arquivos, mas a completude do estudo e a abertura das imagens.

Quanto tempo levou. O número que responde à pergunta que a direção faz no incidente.

Sem a quarta definição, o serviço sabe que consegue restaurar e não sabe se consegue restaurar a tempo de continuar atendendo.

Por que a completude é o critério

Em imagem diagnóstica, restauração parcial equivale a restauração falha.

Um estudo de ressonância é um conjunto de séries que se complementam. A ausência de uma delas não degrada o exame: inutiliza. O mesmo vale para a tomografia à qual faltam cortes no meio da aquisição.

Por isso a verificação precisa comparar a contagem de séries e instâncias com o que foi arquivado, e abrir uma amostra das imagens. Conferência que verifica apenas se os arquivos existem passa em situações em que o exame restaurado não serve.

O registro do teste

O teste vale pelo que fica escrito. Seis campos por execução, e todos cabem em meia página.

A data. A amostra escolhida, com os exames e os períodos. O que foi verificado e o resultado de cada verificação. O tempo total da restauração. As falhas encontradas. E a ação tomada sobre cada falha, com prazo.

O quinto campo é o que dá valor ao processo. Teste que nunca encontra nada costuma ser teste que não procura, e a série de registros ao longo dos trimestres mostra se o acervo antigo está envelhecendo bem.

O acervo antigo é o que precisa de atenção

Arquivo íntegro no momento do arquivamento e ilegível dez anos depois é a falha que só aparece quando alguém pede o exame antigo.

Duas verificações tratam disso durante o período de guarda, e nenhuma delas depende de incidente.

A verificação periódica de integridade dos arquivos armazenados, comparando cada um com a assinatura calculada na entrada.

O teste de restauração com amostra dos períodos mais antigos, que é a única forma de saber se o exame do primeiro ano do acervo ainda abre.

Serviços que testam apenas o que entrou no último mês estão verificando a parte do acervo que tem menos chance de ter problema.

O que isso significa para o paciente

Toda essa estrutura existe para uma situação específica: o paciente que precisa do exame antigo, em geral num contexto em que a comparação decide a conduta.

Nesse momento não há substituto. Exame perdido significa novo exame quando ele ainda pode ser refeito, e significa informação clínica indisponível quando o estado do paciente naquela data não pode ser reproduzido.

É a razão pela qual guarda de imagem se parece mais com arquivo público do que com cópia de arquivos de escritório. O prazo é longo, a consulta é rara, e a falha é irreversível.

Como tratamos isso

A Gestão de Exames de Imagem mantém um ou mais arquivos DICOM por exame preservados em arquivo de longo prazo pelo período exigido em norma, com tráfego por HTTPS e arquivos cifrados no armazenamento, em servidores localizados no Brasil. Os perfis de acesso são distintos por função e fica registrado qual usuário acessou qual exame e quando.

Para o prazo e os requisitos legais, veja guarda de exames e prontuário. Para projetar o volume do acervo, veja dimensionar o arquivo de imagem para vinte anos. Para o panorama do que a instituição costuma precisar, veja melhores sistemas de gestão para hospitais e clínicas. Para revisar o desenho de cópias do seu serviço, entre em contato.