Dimensionar o arquivo de imagem para vinte anos

O acervo de um serviço de imagem só cresce. A guarda é obrigatória pelo prazo que a norma define, e a conta que decide a infraestrutura não é feita sobre o número de exames: é feita sobre a mistura de modalidades, porque uma tomografia e uma radiografia não ocupam a mesma ordem de grandeza.

O prontuário e as imagens diagnósticas têm prazo mínimo de guarda definido em norma, contado a partir do último registro do paciente. Esse detalhe da contagem é o que torna a projeção diferente do que a intuição sugere: o relógio de um paciente que retorna todo ano nunca começa a correr.

Serviços dimensionam o armazenamento pelo que consomem hoje e descobrem o problema no terceiro ano, quando o crescimento acumulado passa a ser o item que manda no orçamento de infraestrutura.

O que faz o acervo crescer

Quatro fatores, em ordem de peso.

A mistura de modalidades. Tomografia e ressonância produzem estudos com centenas ou milhares de imagens. Radiografia e ultrassonografia produzem poucas. Um serviço que instala um tomógrafo muda a curva do acervo inteiro em um mês.

A resolução dos equipamentos. Equipamento novo grava mais informação por corte. A substituição de um aparelho aumenta o volume por exame sem aumentar o número de exames.

Os protocolos. Cortes mais finos e mais séries por estudo, decisão clínica que tem consequência direta no arquivo.

O volume de atendimento. É o fator que todo mundo lembra e o de menor peso relativo entre os quatro.

Projeção baseada só no quarto fator erra por muito, e sempre para menos.

A conta que se faz

Cinco passos, todos com dado que o serviço já tem.

1. Meça o volume real dos últimos doze meses, por modalidade. Tamanho médio por estudo em cada uma. Esse número é do serviço e não se busca em referência externa.
2. Projete o crescimento do atendimento para o horizonte de guarda, com o cenário de expansão que a direção considera.
3. Some o efeito de equipamento previsto. Troca ou aquisição, com a modalidade correspondente.
4. Aplique o horizonte de guarda, lembrando que a contagem parte do último registro e que exame não sai do acervo no aniversário dele.
5. Reserve margem para a cópia. O acervo precisa existir mais de uma vez, e a conta da cópia é a conta do acervo de novo.

O quinto passo é o que costuma faltar. Dimensionar o arquivo sem dimensionar a cópia produz um número que não paga a operação real.

Comparativo das formas de armazenar

Critério	No próprio equipamento	Servidor local do serviço	Arquivo de longo prazo
Capacidade	A do aparelho	A que foi comprada	Cresce conforme a necessidade
Exame antigo	Apagado para liberar espaço	Depende do dimensionamento	Preservado pelo prazo
Cópia em outro local	Não existe	Precisa ser montada	Parte do serviço contratado
Acesso remoto	Não	Depende da rede do serviço	Pelo navegador
Troca do equipamento	Perde o acervo dele	Não afeta	Não afeta
Custo	Incluso no aparelho	Investimento e manutenção	Conforme o volume guardado
Responsabilidade pela integridade	Do serviço	Do serviço	Compartilhada, definida em contrato

A primeira coluna ainda é a realidade de serviços pequenos, e é a que produz a perda silenciosa. O aparelho enche, alguém libera espaço, e exames de anos anteriores deixam de existir sem que ninguém decida isso formalmente.

Camadas de acesso

A consulta a exames se concentra nos primeiros meses. Depois disso, o acervo é consultado raramente e precisa continuar existindo.

Isso permite separar o armazenamento por frequência de acesso. Exames recentes em camada de leitura imediata; exames antigos em camada de custo menor, com resgate mais lento.

Duas perguntas decidem se essa separação vale a pena, e as duas precisam ser feitas ao fornecedor antes do contrato.

Quanto tempo leva o resgate. Minutos e horas são coisas diferentes quando o pedido vem de um atendimento em curso.

Quanto custa o resgate. Algumas formas de armazenamento de custo baixo cobram pela recuperação, e a conta muda quando o serviço precisa resgatar muitos exames de uma vez, o que acontece em migração e em auditoria.

Compressão: o que ela resolve

A compressão sem perda reduz o arquivo preservando cada pixel original. O ganho varia com a modalidade e é real.

A compressão com perda reduz muito mais e altera a imagem. Ela tem uso definido em contextos de transmissão e visualização, e não serve ao arquivo que sustenta o diagnóstico e que precisa ser recuperado anos depois em condição de comparação.

A decisão que importa é anterior à técnica: definir por escrito qual forma de compressão o serviço aplica ao arquivo de guarda e registrar isso no procedimento. Serviço que não define acaba com parte do acervo comprimido de um jeito e parte de outro, sem saber qual é qual.

O que perguntar antes de contratar

Cinco perguntas, e todas devem ter resposta no contrato.

Onde ficam os servidores. Como a integridade é verificada durante o período de guarda, e não apenas na entrada. Como e em que formato o acervo é devolvido ao serviço em caso de encerramento. Qual o custo e o prazo do resgate em cada camada. E qual a capacidade contratada e como ela acompanha o crescimento.

A terceira é a que separa fornecedor de depositário. Prazo de guarda medido em décadas e contrato medido em anos é uma assimetria que precisa estar resolvida em texto.

O paciente que pede o exame antigo

A finalidade de tudo isso aparece num pedido específico e comum: o paciente ou o médico dele precisa do exame de anos atrás para comparação.

Nesse momento, três coisas são testadas ao mesmo tempo. Se o exame existe. Se ele está vinculado ao paciente certo. E quanto tempo leva para ser recuperado.

Um acervo bem dimensionado responde às três em minutos. Um acervo dimensionado para o consumo do ano corrente responde que aquele exame foi removido para liberar espaço, o que costuma significar novo exame e nova exposição.

Como tratamos isso

A Gestão de Exames de Imagem mantém um ou mais arquivos DICOM por exame preservados em arquivo de longo prazo pelo período exigido em norma, disponíveis para download pelo profissional. O tráfego usa HTTPS e os arquivos ficam cifrados no armazenamento, em servidores localizados no Brasil, e os relatórios por período mostram o volume de exames por semana, mês, trimestre, semestre e ano.

Para o prazo e os requisitos legais da guarda, veja guarda de exames e prontuário. Para os números que alimentam a projeção, veja indicadores do serviço de exames de imagem. Para o panorama do que a instituição costuma precisar, veja melhores sistemas de gestão para hospitais e clínicas. Para projetar o acervo do seu serviço, entre em contato.