Indicadores do serviço de exames de imagem

Um serviço de exames de imagem toma quatro decisões recorrentes: quanto abrir de agenda, quando substituir equipamento, quanto quadro clínico manter e onde ajustar a técnica. Cada uma tem um indicador próprio, e os quatro saem do mesmo registro que o serviço já produz.

O exame realizado gera arquivo, laudo e um conjunto de datas. As datas costumam ficar no sistema sem ser lidas, porque a rotina consome a atenção da equipe com o atendimento do dia.

Relatórios por período existem justamente para separar o que é variação normal do que é tendência. A leitura mensal transforma o registro em informação; sem ela, a decisão sobre agenda e equipamento se apoia na percepção de quem está mais próximo do problema.

Os quatro indicadores e o que cada um decide

Volume por tipo de exame. Quantos exames de cada modalidade no período, com a distribuição por dia da semana e por turno. Decide a abertura de agenda e revela sazonalidade que a percepção não capta.

Tempo entre a solicitação e a realização. A espera do paciente até fazer o exame. Decide sobre capacidade instalada: horário de funcionamento, quadro técnico e, no limite, equipamento.

Tempo entre a realização e a liberação do laudo. A espera do paciente pelo resultado. Decide sobre a disponibilidade de quem interpreta e sobre a organização da fila de laudos.

Repetição de exame. Exames refeitos sobre o total, por tipo e por turno. Decide sobre treinamento, protocolo de preparo e manutenção de equipamento.

Por que os dois tempos precisam ficar separados

A soma dos dois produz um número simpático e inútil. Ele descreve a experiência do paciente e não aponta para nenhuma ação.

Um serviço com agenda apertada e laudo rápido tem o mesmo número total de um serviço com agenda folgada e fila de laudos. As duas situações pedem decisões opostas: a primeira pede capacidade, a segunda pede corpo clínico ou revisão da fila.

Manter os dois separados custa nada, porque as datas já estão registradas. O que costuma faltar é o relatório apresentá-las separadamente.

Comparativo das formas de acompanhar

Critério	Contagem manual no fim do mês	Planilha alimentada pela recepção	Relatório do sistema por período
Fonte do número	Livro de registro	Digitação paralela	Datas do próprio exame
Esforço mensal	Horas da equipe	Diário, na recepção	Consulta ao relatório
Distinção entre os dois tempos	Raramente	Depende dos campos	Por exame, sempre
Filtro por tipo e por solicitante	Não	Trabalhoso	Direto
Comparação entre períodos	Difícil	Depende da consistência	Mesma base sempre
Risco de divergência	Alto	Alto	Nenhum, é a mesma fonte

A planilha paralela tem um custo escondido. Ela consome tempo da recepção todos os dias e produz um número que diverge do sistema, o que gera a discussão sobre qual dos dois está certo em vez da discussão sobre o que fazer.

O que a distribuição por dia e turno revela

O volume total do mês esconde a informação que leva a alguma ação, que é a distribuição dentro dele.

Três padrões aparecem com frequência e cada um tem resposta própria.

Concentração em dias específicos. Costuma vir do calendário de atendimento das unidades solicitantes. A resposta é conversar com quem agenda a consulta, e não abrir mais horário.

Ociosidade em turnos determinados. Aparece junto com espera alta, o que parece contraditório. Indica que o horário oferecido não corresponde ao horário em que o paciente consegue comparecer.

Picos ligados a campanhas. Previsíveis com o calendário da secretaria de saúde e ausentes do planejamento de agenda na maior parte dos serviços.

A origem do pedido

O filtro por solicitante responde a uma pergunta de gestão que os quatro indicadores principais não alcançam: de onde vem a demanda.

Ele serve a três usos. Dimensionar a agenda por unidade quando o serviço atende uma rede. Identificar variação relevante no padrão de solicitação de um mesmo tipo de exame. E sustentar a conversa com a gestão da rede sobre protocolo de indicação, que é uma discussão clínica apoiada em número, e não uma cobrança.

O uso indevido desse filtro é transformá-lo em ranking de solicitantes. Assim como no caso dos atendentes de uma central de chamados, a comparação direta ignora que os perfis atendidos são diferentes.

O paciente por trás dos números

Os dois tempos medidos descrevem a mesma pessoa esperando duas vezes: primeiro para fazer o exame, depois para receber o resultado.

Existe um terceiro tempo, raramente medido, que é o esforço de retirar o laudo. Ele não aparece em nenhum indicador clínico e ocupa a recepção com um atendimento que o próprio paciente resolve, a qualquer hora, quando existe acesso identificado ao resultado.

Serviços que medem os dois primeiros tempos e tratam o terceiro costumam ver o volume de atendimento presencial na recepção cair sem que nenhum exame tenha deixado de ser feito.

A leitura trimestral

Uma reunião curta, com quatro números comparados ao trimestre anterior e um comentário sobre cada variação.

O comentário é a parte que dá continuidade. Sem ele, cada trimestre recomeça a discussão do zero, e a equipe repete a mesma hipótese sobre a mesma variação. Com ele, a leitura seguinte verifica se a ação tomada teve efeito.

Quatro números e quatro comentários cabem em uma página, e essa página é a memória de gestão do serviço.

Como tratamos isso

A Gestão de Exames de Imagem gera relatórios por semana, mês, trimestre, semestre e ano, com filtro por tipo de exame e por solicitante, exportáveis em CSV e PDF. O prontuário por paciente mantém o histórico cronológico de exames e laudos, e o portal do paciente dá acesso identificado às imagens e ao laudo, com aviso quando o resultado é disponibilizado.

Para o acesso do paciente ao resultado, veja portal do paciente. Para o panorama do que a instituição costuma precisar, veja melhores sistemas de gestão para hospitais e clínicas. Para montar a leitura mensal a partir dos exames que o seu serviço já registra, entre em contato.